Слика 1 од 6
Милиони људи користе Мицрософт Оутлоок за управљање својом е-поштом и календаром, и на послу и код куће. То је сведочанство његове корисности, али истина је да мало људи заиста зна како да максимално искористе његове карактеристике.
Учење неколико једноставних трикова може вам уштедети време, помоћи вам да радите ефикасније, па чак и да синхронизујете свој дом и посао. Ови савети су усмерени на Оутлоок 2013, 2016, 2019 и Мицрософт 365, али многи се примењују и на старије верзије Оутлоок-а.
Савет бр. 1: Уклоните понављајуће куцање помоћу брзих делова
Ако редовно треба да куцате стандардни блок текста, можете га сачувати као а „Брзи део” за лако уметање у ваше имејлове.
- Означите текст у прозору композитора.
- Кликните „Убаци“ картицу да бисте отворили мени траке.
- Изаберите „Брзи делови” и бирај “Сачувајте избор у галерији брзих делова.”
- Кликните "ОК" у искачућем оквиру да бисте сачували нову фразу брзог дела.
У будућности, када почнете да куцате исти блок текста, видећете да се појављује као предлог. Хит “повратак” да убаците текст у целини. Такође можете одабрати своју фразу помоћу миша помоћу „Брзи делови” испустити. Кликните десним тастером миша на њега за опције постављања или уредите брзе делове и друге „грађевинске блокове“ и управљајте њима.
Савет број 2: Напишите поруку коју ћете испоручити у будућности
Ако имате неке вести или поруке које не желите да делите одмах, Оутлоок вам омогућава да одложите испоруку до одређеног времена.
- Напишите своју е-пошту и додајте примаоца. Припремите све за слање као и обично.
- Кликните на картицу „Опције“. Испод њега ће се појавити падајући мени.
- Кликните на „Кашњење испоруке” или изаберите икону мале стрелице у „Пошаљи” кутију, у зависности од верзије Оутлоока и ОС-а.
- У искачућем оквиру изаберите датум и време када желите да прималац прими е-пошту, а затим кликните "Близу" или „Пошаљи“ у зависности од ваше верзије Оутлоок-а и ОС-а.
- Кликните „Пошаљи“ кад се заврши.
- Ако користите Екцханге сервер, сада можете да затворите Оутлоок. Ако користите ПОП или ИМАП, мораћете да оставите апликацију отворену док не прође наведено време слања.
Такође можете ажурирати датум и време или потпуно избрисати поруку пре него што буде послата. Посетите „Нацрти” фолдер и кликните „Откажи слање.“ Затим можете поново креирати поруку и послати је на нови датум или време.
Савет бр. 3: Направите фасциклу за уобичајена претраживања
Увек можете претраживати тренутну фасциклу тако што ћете унети речи или фразе у поље за претрагу које се налази изнад листе порука. Међутим, за термине који се често траже, можете поједноставити посао помоћу а "Претрага" фолдер.
Иди на „Фолдер” таб и кликните десним тастером миша на „Фасцикла за претрагу” да створи један. Изаберите неки од различитих шаблона (е-порука од одређених људи, пошта означена као важна, итд.) или подесите сопствене критеријуме користећи „Креирајте прилагођени директоријум за претрагу“ опција.
Ваша нова фасцикла за претрагу се појављује у окну фасцикли на левој страни Оутлоок прозора; кликните на њега да видите поруке које испуњавају ваше изабране услове. Кликните десним тастером миша и изаберите „Преименуј фасциклу“ да му дам згодно име.
Савет #4: Аутоматизујте понављајуће задатке брзим корацима
Ако приметите да редовно обављате одређени задатак, као што је прослеђивање долазне е-поште колеги или позивање групе прималаца на састанак, онда Брзи кораци може вам уштедети време. Пронаћи ћете скуп унапред дефинисаних Брзи кораци у средини Кућа таб, али права снага ове функције долази у дефинисању вашег сопственог.
Кликните на стрелицу падајућег менија и изаберите „Нови брзи корак” да креирате прилагођени низ радњи које могу категоризовати, премештати, означавати и брисати поруке једним додиром миша.
Кликом на стрелицу за извлачење, која се налази у доњем десном делу у оквиру „Брзи кораци” трака група, отвара дијалог из којег можете да дуплирате и мењате пречице тако да можете да креирате низ варијација на тему.
Савет #5: Сортирајте своју пошту помоћу правила и условног форматирања
Тхе 'Правила' падајући мени у 'Потез' одељак на 'Кућа' картица пружа опције за креирање и управљање правилима за аутоматску обраду порука како стигну. Ако изаберете поруку пре него што кликнете, она ће понудити креирање правила које утиче на сличне поруке. Изаберите „Креирај правило“ и биће вам дата могућност да поставите све врсте критеријума за проверу, укључујући пошиљаоца, примаоца, величину, датум, итд. Такође ћете изабрати шта ће се десити са имејловима који одговарају постављеним критеријумима.
Слична карактеристика је Могуће форматирање, који ћете пронаћи кликом „Подешавања приказа“ праћено "Поглед" таб. Ово не премешта нити обрађује поруке, али приказује е-поруке које одговарају одређеним критеријумима у одређеном фонту и боји, тако да можете одмах да их уочите у пријемном сандучету.
Савет #6: Аутоматски обришите непотребне поруке
Ако желите да уштедите простор или да средите гломазан траг е-поште, Поспремити алат у Оутлоок 2013 и новијим верзијама може помоћи. Анализира комплетан разговор е-поштом и брише све поруке које су у целости цитиране у наредној поруци - на тај начин и даље можете да видите шта је речено тако што ћете проверити следеће поруке.
Користити Поспремити, кликните на његов падајући мени на "Кућа" картицу и изаберите да ли желите да средите једну конверзацију или цео фолдер. Да бисте применили даљу контролу над вашим подешавањима, кликните на „Подешавања“ дугме у искачућем упозорењу да изаберете које врсте порука треба да се избаце, а шта да се оставе на миру.
Савет #7: Делегирајте приступ својој пошти и календару
Ако одређена ситуација или догађај захтевају да другој особи омогућите приступ Оутллок налогу, можете привремено да дозволите неком другом да управља вашим пријемним сандучетом и састанцима. Да бисте ово подесили, отворите „Филе“ картицу, а затим кликните на "Подешавања налога" падајући мени и изаберите „Делегирани приступ.“ Кликните "Додати" и унесите име особе (или људи) којој желите да одобрите приступ.
Видећете скуп падајућих менија за дозволе. Подразумевана подешавања омогућавају вашем делегату да приступи и ажурира ваш календар и листу задатака, док е-пошта и контакти остају приватни. Дозволе можете прилагодити својим потребама.
Белешка: Делегат мора да користи исту верзију Оутлоок-а као и ви, а ставке којима желите да приступе морају бити ускладиштене на Екцханге серверу. Делегат неће имати приступ вашем поштанском сандучету које се налази на вашем чврстом диску.
Савет #8: Управљајте признаницама за читање
Срећом, Оутлоок се довољно добро понаша да тражи дозволу пре него што пошаље потврду о читању; можете додатно прилагодити његово понашање кликом на „Филе“ картица, отварање "Опције," одабиром "Пошта" приказ и скроловање надоле до 'праћење' одељак. Да бисте конфигурисали учесталост слања захтева за пријем, изаберите “увек” или "никада," или конфигуришите сопствене поставке захтева за пријем.
Једна корисна опција је могућност да затражите потврду о испоруци, која потврђује да је ваша е-пошта стигла до сервера поште примаоца, без инсистирања на обавештењу када је заиста отворена.
Савет #9: Временске зоне
Ако путујете на посао, знаћете колико је фрустрација када се састанци и састанци у Оутлоок-у појављују у погрешном локалном времену. Срећом, можете да контролишете временске зоне из својих подешавања. Под „Датотека“, тражити "Опције" и изаберите „Календар” да отворите свој "Временска зона" подешавања. Када промените локалну временску зону, временске ознаке е-поште и уноси календара биће приказани са одговарајућим померањем.
Такође можете да конфигуришете да се приказује друга временска зона тако да, на пример, можете да пратите колико је сати код куће или да видите колико је сати за ваше колеге у иностранству да бисте били сигурни да ћете их ухватити током радног времена и не не контактирајте их у незгодно доба дана. Кликните „Замени временске зоне“ да лако прелазите са једне локације на другу.
Савет #10: Користите функцију лепљивих белешки
Оутлоок садржи уграђену функцију лепљивих белешки која ће вас подсетити на важне информације или их забележити. Притисните „Цтрл + Схифт + Н“ са било ког места у Оутлоок интерфејсу да бисте креирали нову белешку, која се може превући и позиционирати било где на екрану. Подразумевано, белешке се појављују у бледо жутој боји, али можете да их доделите категоријама, што доводи до тога да се пребаце на одговарајућу боју.
Да бисте управљали својим белешкама, кликните на "Белешка" икона на дну 'Поглед' панел. Одатле можете да копирате, организујете и штампате белешке. Такође можете претраживати, преко поља у горњем десном углу прозора, белешке које садрже одређени текст.
Савет #11: Шифрована е-пошта
Ако желите да докажете да су ваше поруке заиста од вас, Оутлоок може криптографски потписати ваше е-поруке. Можете чак ићи корак даље и шифровати текст и прилоге тако да само примаоци са којима сте поделили кључ могу да их читају. Да бисте ово подесили, отворите „Подешавања центра за поверење“ кликом „Датотека | Опције | Центар за поверење” и бирање „Безбедност е-поште.”
Шифровање е-поште и додавање дигиталног потписа је једноставно као означавање одговарајућих поља, али мораћете да креирате и увезете дигитални ИД ако га већ немате. Кликните „Набавите дигитални ИД…” да видите везе до низа провајдера, укључујући Цомодо, који нуди бесплатне сертификате е-поште.