Управљање документима је једна од најважнијих ствари у СхареПоинт-у. У пословању, документи су често ствари које се развијају. Они могу почети на ОнеДриве фор Бусинесс и завршити на локацији тима организације. Документи често мењају локације тако да је познавање детаља премештања докумената у СхареПоинт кључно.
Више начина да то урадите
Сви који су радили у СхареПоинт-у знају да постоји много начина да се изврши одређени задатак. Премештање докумената није изузетак. Да ли ћете на крају користити Филе Екплорер или алатку за миграцију зависи од бројних фактора, као што су број премештених докумената, важност задржавања историје верзија, метаподаци и још много тога.
1. Филе Екплорер
Да бисте преместили документ помоћу Филе Екплорер-а, отворите и библиотеку циљних и изворних докумената (није важно да ли је у питању иста локација). Изаберите Филе Екплорер у падајућем менију. Ово отвара преглед истраживача за сваку од библиотека. Користите превлачење и испуштање да бисте померали ставке између два приказа истраживача.
Можете преместити и фасцикле и датотеке и задржати типове садржаја ако и изворна и циљна локација имају дефинисане типове садржаја. Овај метод такође задржава прилагођене метаподатке ако су и изворна и циљна локација дефинисане коришћењем истих метаподатака.
Међутим, процес је ручни и више је копија него потез, што значи да морате да избришете изворне ставке након премештања. Не задржава историју верзија или својства која су креирала, креирала, модификовала и модификовала.
2. Премести у/Копирај у
Иако корисна и једноставна, Померити у и Копирај у команде су доступне само на СхареПоинт Онлине. Ова опција вам омогућава да преместите документе из ОнеДриве фор Бусинесс или СхареПоинт на одредиште у СхареПоинт или ОнеДриве. Изаберите датотеку и кликните на било коју од две команде. Тхе Померити у опција ће преместити ваш документ са метаподацима и заштитом историје верзија у другу фасциклу у оквиру исте библиотеке, у другу библиотеку или на другу локацију.
Овај метод је савршен за крајње кориснике, јер је једноставан и јасан. Омогућава вам да копирате и преместите и датотеке и фасцикле. Најбоља ствар је што задржава типове садржаја, прилагођену историју верзија метаподатака, и својства која су креирала, креирала, модификовала и модификовала. Тхе Копирај то цомманд, међутим, задржава само најновију верзију – главна мана је очигледно чињеница да је овај метод ексклузиван за СхареПоинт Онлине.
3. Управљајте садржајем и структуром
Ако омогућите функцију инфраструктуре за објављивање СхареПоинт Сервера, моћи ћете да видите везу Управљање садржајем и структуром када одете на Администрација сајта. Користећи ову функцију, можете премештати/копирати документе. Ово је један од најбољих хакова који ће вам помоћи да преместите више докумената истовремено, задржавајући историју верзија, креираних, креираних, модификованих и модификованих према својствима. Овим методом се такође задржавају тип садржаја и метаподаци.
Међутим, мораћете да укључите функцију објављивања. Чак и тада, нећете моћи да преместите више фасцикли. Можда је највећа мана ове методе то што морате да будете власник сајта да бисте је користили. Ох, и ради само на једном сајту.
4. Организатор садржаја
Једноставно активирајте функцију организатора садржаја, а затим изаберите правила рутирања која желите да користите и ставите документ који желите да преместите у библиотеку за одлагање. Овај метод вам такође омогућава да преместите документе на било коју другу локацију. Потребно је неко време да се конфигурише, али то морате да урадите само једном. Такође задржава типове садржаја и прилагођене метаподатке.
Иако не задржава историју верзија и захтева администратора, има корисну функцију која вам омогућава да усмерите документ у фасциклу.
5. СхареПоинт алатка за миграцију
Мицрософт зна да премештање докумената у СхареПоинт може бити мало незгодно. Због тога је компанија смислила бесплатни СхареПоинт алат за миграцију. Овај алат се бави свиме, од малих до великих миграција које могу укључивати датотеке, фасцикле, па чак и листе са ваше СхареПоинт локације. Ставке се премештају у ОнеДриве или СхареПоинт.
Најочигледнија предност ове методе је способност алата да се носи са великим миграцијама. Такође је веома прилагодљив и задржава историју верзија. Међутим, није компатибилан са СхареПоинт верзијама пре 2013. Насупрот томе, неки производи за миграцију независних произвођача су знатно прилагодљивији.
6. Производи трећих страна
Већина квалитетних производа за миграцију докумената трећих страна није бесплатна, али имају тенденцију да раде фантастично, посебно за велике миграције. Они имају тенденцију да буду скалабилни и веома прилагодљиви. Већина ових производа може да задржи све, укључујући типове садржаја, метаподатке, сва својства и историју верзија.
С друге стране, овај метод кошта. Када узмете у обзир чињеницу да плаћате алатку која ће вам помоћи да преместите документе, почећете да се питате зашто СхареПоинт већ нема опцију прилагођену кориснику. Још једна мана овде је то што производи трећих страна захтевају администратора да их конфигурише и покрене.
7. Прилагођено решење
Коначно, можете кодирати сопствено прилагођено решење помоћу разних техника као што је РЕСТ АПИ. Крајњи корисник не мора ништа да усмерава, можете га прилагодити колико год желите и можете се побринути да се све задржи у документима. С друге стране, морате бити у стању да кодирате и проведете неко време у писању и одржавању кода, што може бити посебно незгодно у време ажурирања производа.
Изаберите свој метод
Постоји још више метода за премештање докумената у СхареПоинт, али оне би требало да покрију већину ваших потреба. Прво размислите шта вам је потребно и ускоро ћете знати који метод да користите за сваку од њих.
Коју од ових метода више волите? Да ли сте користили више од једног? Дисцусс.